秘書って美人だけ？業務内容・向いてる人・なり方を丁寧に解説

このブログは、秘書が未経験の方でも、初日から効率よく業務できるように寄り添います

まず このページでは、秘書が気になっている方向けにこんなことを解説します

実際に未経験から秘書なって、現場を経験したからこそ思うことと併せて、丁寧に伝えます！

秘書ってどんな仕事をするの？

秘書の仕事は、企業のお偉いさん（エグゼクティブ）をサポートし、

その方が本来のお仕事に集中できる環境を整えることです

具体的には、下のような業務内容になります

一つずつ見ていきましょう！

スケジュール管理

秘書の最も大切なお仕事の一つが、このスケジュール管理です

ボス（担当する上司）の予定を把握して、会議や打ち合わせ、出張などを効率的に組み立てていきます

ただカレンダーに予定を入れるだけじゃなくて、移動時間や準備時間もしっかり考えて、無理のないスケジュールを作っていくんです

それに、急な予定変更にも柔軟に対応する必要があります

会議が長引いたり、緊急の案件が入ったりした時は、
他の予定を調整して、関係者の方々に連絡を取るのも秘書のお仕事なのです

▼スケジュール調整のやり方については、こちらをご覧ください！▼

出張手配

国内外の出張が多いボスの場合、航空券やホテルの予約、現地での移動手段の手配なども秘書が行います

出張先のスケジュールを組んで、必要な資料を準備して、現地の気候や文化に関する情報もお伝えします

海外出張の場合は、ビザの取得やワクチン接種の確認なども必要になることがあるんです

▼出張手配のやり方については、こちらをご覧ください！▼

▼▼国内出張

▼▼海外出張

情報収集・整理

ボスが意思決定をするために必要な情報を集めて、整理してお渡しするのも秘書の重要なお仕事です

大それたいい方をしてしまいましたが、フリートークでそれとなく簡潔にお伝えするくらいにしてました

ニュースなどを日々チェックして、ボスが知っておくべき情報をピックアップしておくんです

その中には、同僚の小話や他部所の動向なども含みます

会議や打ち合わせ前のアイドリングトークになりそうな話題も提供すると喜ばれることが多いです

その他のサポート業務

会食の案内、出欠の代理返答、お祝いやお悔やみの対応、ギフトの選定と発送など、ボスがスムーズにお仕事を進められるよう、あらゆる面でサポートします

▼会食の案内のやり方については、こちらをご覧ください！▼

▼出欠の確認と代理返答については、こちらをご覧ください！▼

秘書って美人じゃないとなれないの？

ドラマの印象のせいか、秘書は美人・イケメンじゃなきゃなれないよね、、なんて思われがちですが、

結論、容姿は関係ありません！

実際わたしは、一回で顔が覚えられたことがあまり無い位ただの人間です笑

大事なのは、美意識と凛とした姿勢でした

というのも、年に数回、100名ほどの秘書の集まりに参加してたのですが

「わ!女優さんみたい！」と心の中で叫ぶくらい美人・イケメンな秘書さんは、全体の２〜３％でした

それよりも、凛としていて、清潔感のある方が多い印象です

秘書は来客対応や電話対応など、企業の「顔」としての役割も担うので、清潔感や身だしなみが大切にされます

この「身だしなみへの配慮」が「美人じゃないとダメ」っていう誤解を生んでいる面もあるんだと思います

単純に身綺麗にしているというわけではなく、自分を丁寧に扱ってきちんと整えている人という印象でした

皆さん、美意識が高いのだと思います

わたしもその姿勢を見て、「やばい、ちょっと見習わなきゃ…！」と焦ったのを覚えています笑

そして、ずぼらな私なりに美意識を無理やり高める方法を試しました

▼ずぼらが美意識を高めた具体的な方法が気になる方は、こちらの記事をご覧ください▼
人参ぶら下げ戦法【美意識アップ術】🥕🐎

どんな人が向いてるの？

秘書のお仕事には、こんな特徴を持つ方が向いていると思います

・細かいことに気がつく人

・裏方として支えることに喜びを感じる人

・学ぶことが好きな人

・守秘義務を守れる人

・マルチタスクが得意な人

・コミュニケーションに積極的な人

・ご自分なりのストレス解消法がある人

ちょっと特徴を上げすぎかもしれませんが、気になる所だけでもお付き合いください！

細かいことに気がつく人

秘書のお仕事は、細部への配慮が命です

スケジュールのダブルブッキングを防いだり、会議資料の誤字脱字をチェックしたり、来客の方の好みを覚えておいたり

こうした小さな気配りがボスの信頼につながっていくんです

「この会議の前には必ず最新のデータが必要」「この取引先の方はコーヒーよりお茶がお好き」といった細かい情報を記憶して、先回りして準備できる人が向いています

裏方として支えることに喜びを感じる人

秘書のお仕事は、基本的に「縁の下の力持ち」です

自分が前に出るんじゃなくて、ボスが最高のパフォーマンスを発揮できるようサポートすることに価値を見出せる人が向いています

「自分の努力がボスの成功につながる」「チームの成果に貢献できた」っていう喜びを感じられることが大切なんです

学ぶことが好きな人

ビジネス環境は常に変わっていきます

新しいツールやシステムの導入、業界トレンドの変化などに対応するために、継続的に学ぶ姿勢が求められます

それに、ボスの専門分野についてもある程度の知識を持つことで、より高度なサポートができるようになるんですよ

守秘義務を守れる人

秘書は経営戦略や人事情報など、機密性の高い情報に日々触れます

どんなに親しい友人や家族にも話してはいけない情報を扱う責任の重さを理解して、しっかりと守秘義務を守れる人じゃないといけません

マルチタスクが得意な人

秘書は同時にいくつもの業務を進めることが多いお仕事です

電話対応をしながらスケジュールを確認して、メールの返信を考える、なんていう状況も珍しくありません

いくつものタスクを整理して、優先順位をつけて効率的に処理できる能力が大切なんです

コミュニケーションに積極的な人

社内外のいろんな方と接する秘書にとって、コミュニケーション能力は必須です

相手の方の立場や状況を理解して、適切な言葉遣いや態度で接することができる人が向いています

また、ボスの意向を正確に理解して、それを他の方に明確に伝える「翻訳者」としての役割も担うんです

ご自分なりのストレス解消法がある人

秘書のお仕事は、予期せぬことへの対応や急な予定変更が日常茶飯事です

また、ボスが忙しい時期は自分も忙しくなって、プレッシャーがかかります

こうした状況でも冷静さを保って、効率的に業務を進められるように、日々自分に合った方法でストレス解消をされてる方が適任です！

そんなストレス解消法なんてないよーーと思った方もご安心ください！
実際にわたしが仕事終わりにしているリフレッシュ法を下の記事でご紹介してます

▼夜活でリセット、お試ししてみてくださいね▼

あと、そもそも振り回されないようにする工夫もあります

▼ボスマネジメントのコツ、よかったらご覧ください▼

どうやってなれるの？

秘書のなり方一つじゃありません

転職エージェント、派遣会社、フリーランス

そして最近は、在宅でオンライン秘書をするという働き方もあります

いろんな働き方があるので、ご自分に合った方法を選んでくださいね！

転職エージェント　⇨　正社員の秘書・オンライン秘書

フルタイムで秘書をされたい方は、転職エージェントがおすすめです

今、在職中や育児中で、就職活動に時間をつくりにくい方は特に

「不動産業界の秘書がいい」など、希望に沿った就業先を探していただけますし、履歴書や面接対策もサポートしてくださいます

２０代〜３５歳の方：異業種転職に特化した次世代転職エージェント【WorX】
３５歳〜：年代ごとの活用法がある転職エージェント【doda】

派遣会社　⇨　時間に融通のきく秘書・オンライン秘書

残業なしや時短勤務をされたい方は、派遣会社に登録して秘書になるのがおすすめです

正社員に比べてお給料は少なくなりますが、大企業の秘書を在宅ありの時短で経験することができました！

無料登録後に、直ぐに面談！という訳ではありませんので、
ひとまず、どんな求人があるのか試し見するのもいいですよ

フリーランス　⇨　自由度の高いオンライン秘書

時間にも場所にも縛られずに秘書をされたい方は、フリーランスのオンライン秘書がおすすめです

ただ、フリーランス＝個人事業主ですから、自分で営業から確定申告まで対応するガッツが必要です

その分、複数のクライアントを担当することにより、派遣よりも収入アップを目指せる可能性があります

仕事をいただく場所は、クラウドソーシングとSNSが多いです

クラウドソーシング：フリーランス登録数No.1【クラウドワークス】
SNS：X

未経験でも秘書になれる！

このページで、秘書の業務内容、向いてる人、なり方について大まかにイメージできたと思います

美人・イケメンが必須でないことも笑

このブログで、未経験の方も初日からでき秘書になれるように伴奏しますので、どうぞ大船に乗ったつもりで秘書ライフを始めてみてください☺️

もし躓いた時は、気軽にお問い合わせかXから質問してくださいね！

わたしが未経験で秘書になった時は、周りに気軽に質問できる方がいなくてとても苦労しました

皆さんにはそんな思いをさせたくないので、微力ながらお手助けができると幸いです！！！