【初心者秘書向け】新幹線　出張の手配方法〜ボスに確認したい具体例つき〜

新幹線の出張手配は、秘書にとって特に気をつかう業務のひとつです。

ボスが快適に移動できるよう、座席の種類や希望する車両、発着時間など細かな要望を事前にしっかり確認することが大切です。

そのため、事前に確認することや手配方法などを前もって知っておくと安心ですよね。

そこで本記事では、未経験から秘書になった筆者が、初手配の方でも安心して進められるよう、
ボスに確認すべきポイントと出張が決まってから出張後までの基本的な流れを具体的な質問例とともに分かりやすく解説します。

初めての方でもスムーズに手配できるよう実践的なポイントをまとめてますので、ぜひご参考になさって下さい。

出張が決まったらすること

ボスへの確認事項（質問例あり）

 　①出張先

　　目的）訪問先や会場を確認するため。　
　
　　質問例）訪問先（会場）はどちらになりますか？

②出張期間

　　目的）出張期間と前乗りや後帰りを確認するため。

　　質問例）
　　　・何日から何日までご出張ですか？
　　　・前乗りか後帰りなさいますか？

　③現地に到着したい時間

　　目的）ホテルに寄るか、会場直行か、準備時間が必要かを確認するため。

　　質問例）
　　　・ホテルに寄って荷物を置いてから、現地へ向かわれますか？
　　　・準備時間のために何時間か早めに到着できるように調整いたしますか？

　④同行者の有無

　　目的）同行者がいる場合は、ホテルや交通手段を一緒にするかを確認するため。

　　質問例）
　　　・同行者はいらっしゃいますか？
　　　・（同行者ありの場合）同じホテルと交通手段になさいますか？

　⑤ホテル

　　目的）ホテル会員になられてる可能性があるので、ご希望のホテル系列の確認とともに、
　　　　　場所・朝夕食の有無・禁煙喫煙などのご希望を確認するため。

　　質問例）
　　　・ご懇意のホテル系列はございますか？
　　　・訪問先付近と駅付近どちらがよろしいですか？
　　　・朝食だけつけますか？
　　　・禁煙・喫煙のご希望はございますか？

　⑥交通手段

　　目的）チケットの形状、新幹線でPC作業をされるか、お好みの座席、
　　　　　ご自宅→新幹線発駅・新幹線着駅→ホテルまたは訪問先・ホテル→会場の交通手段を確認するため。

　　質問例）
　　　・紙チケットとチケットレスどちらになさいますか？
　　　・PC作業できるようにグリーン車などになさいますか？
　　　・窓際などお好きな座席やご希望の車両はございますか？
　　　・ご出張中、タクシーや特急はご利用予定ですか？

⑦支払方法

　目的）秘書が代理予約時の支払方法を確認するため。

　質問例）
　　・予約時の支払いは、請求書払いとクレジットカード払いどちらになさいますか？
　　・クレジットカード払いしか選べない場合は、ボスがご自身で決済なさいますか？
　　・もし差し支えなければ、代理で決済いたしますか？

ホテル予約

　①前項で確認したご希望を元にGoogleマップでホテルを検索

　②３つほど候補が見つかったら、リストアップする。

③ボスにホテルを選んでいただく。

④ホテルが決まったら、ボスに確認した予約内容を元に、メールか電話で予約する。

　※同行者と同じホテルにする場合：
　　選んだホテルを予約内容とあわせて同行者にお伝えする。
　※同行者からホテルを指定された場合：
　　ボスに報告してご了承をいただけたら、予約する。

④予約票を受け取る
　後日ボスに報告するため、④の予約内容とあわせて保存する。

 ⑤ボスのご予定表に予約内容を反映する。

新幹線予約

東日本の場合

①ボス希望到着時間の新幹線を検索

②検索した新幹線で予約をしていいかボスに確認。ボスにOKをいただく。

③えきねっとで予約
　https://www.eki-net.com/personal/top/index

④ボスのご予定表に予約内容を反映する。

西日本の場合

①ボス希望到着時間の新幹線を検索

②検索した新幹線でいいかボスに確認。ボスにOKをいただく。

③ボスにスマートEXでの予約をお願いする。（代理不可のため、ボスご自身で予約）
　https://smart-ex.jp/top.php

④予約が完了されたら、ボスのご予定表に予約内容を反映する。

タクシー予約

①キャンセル料がかかるため、予約前に代行予約していいか、必ずボスに確認する。
　※乗車時間が定かでない場合は、ボスにGOでの当日配車をオススメする。

②Goで予約
　https://go.goinc.jp/

③ボスのご予定表に予約内容を反映する。

アクセスの確認

①Googleマップで以下のアクセス地図を検索　https://www.google.co.jp/maps/
　・ボスご自宅→新幹線発駅
　・新幹線着駅→ホテルまたは訪問先最寄り駅→ホテルまたは訪問先
　・ホテル→訪問先

②地図を印刷(紙またはPDで保存）後日ボスに渡せるよう手元に置いておく。

　

予約に手が回らない場合は、旅行会社を使いましょう

急に出張が決まったり、バタバタの繁忙期は、出張手配まで手が回らない時があります。

そんな時は、ボスに予約内容の確認ができたら、旅行会社に手配をお願いしてみて下さい。
ホテル・新幹線・タクシーの手配作業を減らすことができます。

ホテル検索や電車の時刻検索は、意外と時間がかかってしまうものです。初めての手配の時は特に。
余裕を持った手配が難しい場合は、旅行会社にお願いできることを頭の隅に入れておくと、心に余裕が生まれると思います。

私が実際に使ったのは、HISさんです。柔軟にアレンジしてくださるのでオススメです。
ボスに確認した予約内容を元に問い合わせしてみて下さい▼

出張直前にすること

①準備しておいたホテル予約の控え・地図（紙またはPDF）をボスにお渡しする。

②「ホテルやタクシーなどの領収書を、後日、私にお渡し下さい」とお願いする。

出張後にすること

　①領収書の回収

　②領収書のでない、電車やバスのルートを確認

　③他、変更点がないか確認

　④精算する

丁寧に確認すれば、出張手配も怖くない！

新幹線の出張手配は、細やかな気配りと正確な確認が求められる大切な業務です。
ボスの希望やスケジュールをしっかり把握し、事前に丁寧に確認することで、安心して快適な移動をサポートできます。

今回ご紹介した手配の流れや確認ポイントを押さえておけば、急な変更やトラブルにも落ち着いて対応できるはずです。
秘書としての信頼を高めるためにも、ぜひ日々の業務に役立ててください。

皆さまの出張手配がスムーズに進むことを心より願っています。