はじめて大人数の会議やイベントの日程調整を任され、「何から始めればいいのか分からない」「上司や主要メンバーの予定をどう押さえればいい？」と悩んだ経験はありませんか。
多くの参加者の都合をまとめる場面では、迷いや不安を感じるのは当然です。
しかし、ご安心ください!
効果的な調整プロセスを知れば、戸惑いはすぐに解消できます。
大人数の日程調整を成功させる鍵は、次のプロセスです。
- 筆頭者（上長や主催者）の予定を最優先で確認する
- 参加者全体に候補日を提示する
- 返信期限を設ける
この順序で一つ一つ丁寧に行えば、大人数の調整も怖くありません。
この記事では、未経験から秘書になった現役秘書が、
どなたでも実践しやすい大人数の日程調整の手順を、すぐに使えるメール例文とあわせて解説いたします。
この記事を読むことで、不安を吹き飛ばし、忙しい毎日でもスムーズに調整できますので、ぜひご参考になさってください。
1. 最初にするべきこと
まずは「筆頭者（上長や主催者）」の予定を最優先で確認します。
秘書として最重要な役割は、“会議の中心となる方が出席できる日”を基軸に、他のメンバーの調整を進めることです。
メンバーの予定は日々移りゆくものです。
早めに日程を確保できるように、サクサク進めていきましょう！
筆頭者に直接確認するメール例文
件名：【日程調整のお願い】⚪︎⚪︎⚪︎の件について
山田部長（筆頭者）
お疲れ様です。ボス席のひしょ太です。
ボスさんからの依頼で、〇〇〇の件の日程調整をさせていただきたくご連絡いたしました。
お手数ですが、以下にていくつか候補日をいただけますでしょうか。
お手すきな際にご確認をどうぞよろしくお願いいたします。
ーーー
◾️件名：⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎について
◾️希望期間：⚪︎／⚪︎（曜日）〜⚪︎／⚪︎（曜日）の間
※いただいた日時で、他参加者の出欠を確認いたしますので、複数の候補日をいただけますと有難いです。
◾️所要時間：１時間
◾️出席者：山田部長
▲▲部／⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん
⚫︎⚫︎部／ボスさん、⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん
◾️開催形式：対面またはオンライン
ーーー
筆頭者の秘書へ送るメール例文
件名：【山田部長ご都合伺い】⚪︎⚪︎⚪︎の件について
ひしょ村様（筆頭者の秘書）
お疲れ様です。
ボス席の矢島です。
〇〇〇の件につきまして、山田部長へご報告させていただきたいとボスさんから言付かりました。
つきましては、以下にて山田部長のご都合の良いお時間を頂戴することは可能でしょうか。
お手数ですが、ご確認をどうぞよろしくお願いいたします。
ーーー
◾️件名：⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎について
◾️希望期間：⚪︎／⚪︎（曜日）〜⚪︎／⚪︎（曜日）の間
※いただいた日時で、他参加者の出欠を確認いたしますので、複数の候補日をいただけますと有難いです。
◾️所要時間：１時間
◾️出席者：山田部長
▲▲部／⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん
⚫︎⚫︎部／ボスさん、⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん
◾️開催形式：対面またはオンライン
ーーー
2. 候補日のピックアップと整理
上長や主催者から「対応可能日」を聞いたら、その中から複数（3〜5個ほど）の候補日をピックアップします。
候補日は分かりやすく整理しておきましょう。
3. 全員への依頼ポイント
ついに、全員への調整依頼です。
- 件名は「【日程調整のお願い】○○○の件について」など、内容が一目で分かるものにしましょう。
- 宛先には
- 筆頭者は入れない
- 筆頭者の秘書はCCに入れる
- 他参加者に秘書がいる場合は、秘書のみ宛先に追加する
- 秘書がいる方への調整依頼は、秘書だけに送る
- 本文には
- 候補日のリスト
- 回答の返信期限
- 会議形式（オンライン/対面など）
- 返信方法 などを記載。
- 例文も参考にしてみてください。
参加者全員への調整メール例文
宛先：参加者（筆頭者／山田部長を除く）
CC：山田部長秘書
件名：【日程調整のお願い】○○会議開催について
関係者各位
お疲れ様です。ボス席のひしょ太です。
表記の件につきまして、
山田部長のご予定をもとに下記の通り日程候補をまとめました。
調整不可を表にご入力の上、ご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
ーーー
◾️件名：⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎について
◾️候補日
| 山田部長 | ⚪︎⚪︎さん | ⚪︎⚪︎さん | ⚪︎⚪︎さん | ボスさん | ⚪︎⚪︎さん | ⚪︎⚪︎さん | |
| ○月○日（○）14:00～ | ⚪︎ | ||||||
| ○月○日（○）10:00～ | ⚪︎ | ||||||
| ○月○日（○）13:00～ | ⚪︎ |
◾️出席者：山田部長
▲▲部／⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん
⚫︎⚫︎部／ボスさん、⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん
◾️開催形式：対面またはオンライン
◾️ご回答期限：○月○日（○）
ーーー
回答用の表を作ると、回答者が答えやすいですし、全員の回答も纏めやすいです。
エクセルやスプレットシートを用いて簡単に作ってみてください。
作った表は、コピーしてそのままメール文に貼り付けることができます。
参加者への返信やその他のメールラリーについては、こちらのメール具体例をご参考ください▼
大人数の日程調整は、プロセスを抑えれば怖くない！
大人数の日程調整は
「まずは筆頭者の予定を押さえる」
「明確な候補日と返信期限を提示する」
「分かりやすいメールにまとめる」
この3つを丁寧に実践するだけで、格段にスムーズになります。
上記の例文や表の活用などを用いて、シンプルで伝わりやすいメール作成にぜひ挑戦してみてください。
大人数のスケジュール調整を経験すれば、着実に秘書としての成長を感じられるはずです。
どんなベテラン秘書も、最初は皆さんと同じように不安を抱えつつも調整業務に取り組み、経験を重ねてきました。
みなさんも少しずつ自信をつけながら、落ち着いて秘書業務に向き合えるよう、心から応援しています！
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