昨今、未経験で秘書やオンライン秘書になる方が増えてます。しかしながら、いざ就業初日を迎えると、何をしたらいいのかと不安になる方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、秘書初日にやるべきことである、挨拶と確認事項の具体例を説明します。
未経験で秘書になった筆者の、実体験を元に纏めておりますので、これらを初日に抑えておけばその後の業務がスムーズになる事でしょう。
秘書初日が不安な方だけでなく、業務内容が気になっている方もぜひご参考になさってください。
ほほ笑みながら挨拶しましょう
まず一つ目は、挨拶です。円滑なコミュニケーションをするには外せないですよね。ほほ笑みながら挨拶すれば、印象もいいはずです。そして、挨拶ついでにちょっとしたお願いを伝えるのもオススメです。次に説明する確認事項への布石となります。
もし初日がリモートの場合は、メールで挨拶と確認事項を送りましょう。
ボス（担当する上司）への挨拶
ボス（担当する上司）はお忙しい可能性が高いため、サラッとした挨拶とお願いジャブがオススメです。どうしても緊張してしまうと思いますが、ほほ笑みながら挨拶しましょう。
「本日から秘書を担当させていただきます〇〇です。どうぞよろしくお願いいたします。」
（ボスの反応を見て、話しかけても大丈夫そうだったら）
「今後の調整について、少し確認させていただきたい事があるのですが、メールと口頭どちらで確認した方がよろしいでしょうか？口頭の場合は、15分ほどかと思います。」
秘書間での会話に限って、自分が担当する上司の事をボスと呼び、他の上司と差別化する秘書は多いです。そのため、本記事では、担当する上司のことをボスと称します。
だたし、ボス本人にボスと呼ぶのは失礼となる場合がありますので避けるようにしましょう。
管理職・同僚への挨拶
管理職（部長・課長など）と同僚は、もしかしたら最初に挨拶する方になるかもしれません。社内までの入館案内をしていただけるかもしれないからです。
初対面は緊張しますが、次であげる挨拶例を参考に、ほほ笑みながら挨拶しましょう。
案内中のエレベーターとかで確認事項のジャブ打ちをしてもいいね！
無言に耐えられなくなった時はぜひ！
「本日から□□さん（ボス名）の秘書を担当させていただきます、〇〇です。どうぞよろしくお願いいたします。」
「所属先の基本的なことについての質問は、△△さん（管理職・同僚）に伺ってもよろしいでしょうか？」
「体制表や組織図を勉強させていただけますと有り難いです。」
「社内の秘書さん特に調整の多くなる秘書さんへご挨拶に伺えればと思うのですが、ご紹介いただけますでしょうか。」 ※2.2.管理職・同僚への確認事項で組織図の確認時でもOK
秘書への挨拶
他の秘書さんは、今後の日程調整などで連絡を取り合うことが多くなります。しかしながら、顔を合わせる機会は少ないので、初日の挨拶をきっかけにランチやお茶に誘ってみるのもいいでしょう。
秘書しか知らないお店情報や社内情報も聞けるかもしれません！
秘書さんにどんどん会って、秘書業務の分からないこと聞いたり、先輩のお手伝いをすれば、自分の秘書スキルアップはもちろんのこと、ボスの評価も上がる可能性がありますので、意欲的に会いに行くようにしましょう。
秘書の評価がボスの評価に繋がるとよく言われます。自分の行動がボスの評価に繋がることを意識しながら日々励みましょう。
「本日から□□さん（ボス名）の秘書を担当させていただきます、〇〇です。秘書は未経験（歴⚪︎年）ですので、ご迷惑をお掛けすることもあるかもしれませんが、精一杯努めさせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。」
「もしよろしかったら、社内調整のお作法などを伺えると有り難いです。」
「ご迷惑でなければ、ランチやお茶をご一緒できますと嬉しいです。」
日程調整に必要な基本情報を確認しよう
２つ目は、日程調整に必要な基本情報の確認です。以下のリストを参考に確認してみましょう。
ボスへの確認事項
- 就業時間
何時から何時まで予定を入れていいかの目安になります。 - 通勤時間
Door to Door（ご自宅のドアを出てから職場のドアまでの所要時間）で確認しましょう。午後からご出社の場合もありますので、無理のない移動時間で予定を確保できるようになります。 - 休憩時間
昼食時間と休憩（タバコなど）の有無を確認しましょう。そして、定期的な予定として事前に確保しましょう。 - 予定表
OutlookやGoogleの予定表をお使いの方が多いと思います。編集権限の付与をお願いしましょう。また、色付けや記入方法のご希望を確認しましょう。特になければ、今までのボスのご記入に倣います。 - 有給休暇
先々に決まっている有給休暇を確認しましょう。また、月初に次月の有給休暇の追加があるかどうかお声がけをしてほしいなどのご希望があるかもしれませんので、確認しましょう。 - 社用携帯番号（可能であれば私用携帯番号も）
緊急時は電話連絡する可能性があるため確認しましょう。また、自分の社用携帯番号を伝えましょう。（差し支えなければ私用電話番号も） - 自分の勤務形態について
時短勤務などの場合は、伝えるようにしましょう。
管理職・同僚への確認事項
- 体制表や組織図
同僚や調整相手がどちらの所属かを勉強するため、教えていただくようにしましょう。
※組織図を見ながら、秘書さんのご紹介をお願いするのもいいでしょう！（1.2.管理職・同僚への挨拶参照） - 繁忙期
繁忙期は急な依頼がくる可能性が高いです。優先度の低い予定を繁忙期を避けて調整できるように前もって確認しましょう。そして、繁忙期に向けて、自分への心の準備にもなります。
繁忙期と知らずに休みを入れちゃうと忍びないですからね。
既に繁忙期に休み予定がある場合は、早めにお知らせしましょう。
秘書への確認事項
- 社内の秘書作法
社によって独自のお作法がある場合がありますので確認しましょう。
例えば、「オンライン会議の場合、当日に再度URLを送付する」というお作法の会社さんがありました。
まとめ
今回は、秘書初日にまずやること２選をお伝えしました。
具体的には、ボス・同僚・秘書への、挨拶と確認です。
初出勤前にちょっと頭に入れておくだけでも、当日すこし心の余裕ができることでしょう。この記事を参考に、スムーズに秘書業務をスタートさせてください。
