こんにちは。未経験から秘書になったかおりのいやしです！
このページは、「秘書の基本業務」のまとめです
基本業務が爆裂に効率よくなる「事前の準備」も追加
どの記事も分かりやすく丁寧に、
未経験の方でも、即プロ並みにできるように例文付きで解説します！
すぐノウハウを知りたい方は、下の気になる記事をクリックしてくださいね
事前の準備
何事も準備は肝心なもので
ちょっと一手間かけておくと、その後の秘書業務がスムーズになります
私は何も準備せずに、あるがまま、実力テストを名前の通り実力で受けるかの如く秘書を始めました
数ヶ月経った頃でしょうか、
「あ、これをやっておけば、初日から”でき秘書”だったなぁ」と痛感したことが３点あるので、お伝えします
- ボス・同僚への挨拶 ⇦聞きたいことを考えておくことで、初日からでき秘書
- よく使う言葉の辞書登録 ⇦タイピング時間の短縮で、仕事の速いでき秘書
- 備品の購入 ⇦セキュリティーを強化し、ボス・同僚からの信頼厚いでき秘書
皆さんには、初日から「でき秘書🟰できる秘書」になっていただきたいので
騙されたと思って、ひとつずつ準備してみてください！
ボス・同僚への挨拶
唐突ですが、私は人前で話すのが苦手です
ですから、何も準備しないで初日を迎え、緊張で何も覚えてない、たぶん当たり障りのない挨拶をしました
そんな挨拶の後、お忙しいボスはすぐに会議に入られてしまい、できる仕事がなくて手持ち無沙汰な時間となってしまったんです
「あれは時間がもったいなかったなぁ‥」と、今でも後悔しております
そこで、「挨拶を事前に準備すること」を皆さんにご提案いたします！
もしかしたら、私のように、サポートは得意だけど人前で話すことが苦手な方がいらっしゃるかもしれませんので
挨拶が得意な方も、お時間があれば、ぜひご一読くださいね
こんな挨拶や質問をすれば、すぐに仕事をスムーズに始められます！
よく使う言葉の辞書登録
秘書を数ヶ月続けてると、
「あれ、私ったら”よろしくお願いします”って１日に何回も打ちすぎじゃない？」なんて思う時があります
そうなんです
秘書って、結構、決まり文句があるんですよね
なので、決まり文句を事前に登録しておくと、
あら不思議、
サクッとメールとチャットの処理が終わって、時間ができるのです！
できた時間で、ボスのためになる情報や交流を得ることができます
同僚とコミュニケーションを深めても良し、読むタイミングのなかった社則の改訂などを読んでも良し
もちろん、雑務を処理しても構いません
時間を意識して作業することで、想像以上のタスクを処理できます
この時間の使い方の大事さは、ボスと過ごしてて学んだことです
備品の購入
「弘法筆を選ばず」になりたいものですが、未経験で初日だとそうは行きません
筆を選んで、弘法に近づきましょう
購入のタイミングですが、
- 業務委託や個人経営の方
⇨事前の購入をおすすめします - 正社員・パート・派遣などの方
⇨就業先が経費で購入してくれるかもしれません
入社後に備品を購入していいか確認して、OKでしたら即購入しましょう！
ただし、「画面覗き見防止フィルター」だけは、自費だとしても購入してください！！！！！！！
ボスの情報は、どこから狙われるか分かりません！！！！！
基本の業務
さぁ、いよいよ、秘書の基本業務です
これで正解なの？未経験だから、難しいんじゃ‥？と思うことがあるかもしれません
大丈夫です！
次から、基本業務を例文付きで解説してます！
困ってしまった時は、お問い合わせでもXでも、お気軽に質問してくださいね
日程調整
大人数の日程調整
出欠の確認
会食のご案内
国内出張：新幹線
海外出張：飛行機
秘書は丁寧に取り組めば大丈夫！
今回は、秘書の前準備と基本業務のまとめをお届けしました
秘書は、前準備とやり方がわかれば、大丈夫です！
未経験の方も、丁寧にかつ積極的に行えば、どんどんできる秘書への道は開けます
もし、よくわからない‥こんなケースはどうしたらいいの？なんてことがあったら、
どうぞお気軽にご相談くださいね
秘書は意外と孤独だったりします
先輩秘書に聞きづらい、そもそも他に秘書がいない、、、
困った時は、皆さんに寄り添えるサイトがあることを思い出してください！
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