「また急な予定変更…」「次は何を頼まれるんだろう…」
そんなふうに上司に振り回され、疲れ果ててしまうことはありませんか。
実はこれは、多くの秘書が一度は経験する“あるある”です。
でも安心してください。
適切な「ボスマネジメント」のコツを身につければ、振り回されずに、あなたらしく働けるようになります。
大まかなコツはこちらです。
- 対応する・しないの境界線を決めて、ボスに提案する
- ボスのスタイルを理解し、小さな工夫を積み重ねる
- 自分自身のケアを最優先にする
この記事では、上司と良い関係を築きながら、自分自身も大切にできる方法をお伝えします。
それでは、具体的なコツを詳しくみてみましょう！！！
秘書にとってのボスマネジメントとは？
秘書にとってのボスマネジメントとは、上司の業務を効率的にサポートしつつ、自分にとっても働きやすい環境を整える工夫のことです。
昔は「言われたことをこなすのが秘書」と考えられがちでしたが、今は違います。
秘書には 先回りして整える力・客観的な視点・環境を整える力 が期待されています。
つまり、ただ支えるだけでなく、ボスと“協力して成果を出すパートナー”という役割が求められているのです。
振り回されやすい原因と解決のヒント
それでは、具体的な原因ごとに、解決策を見てみましょう。
1. 境界線があいまい
- 休日や深夜にも連絡が来る
- プライベートなお願いが増える
→ 提案の仕方を工夫しましょう。
「より効率的にサポートするために」という前置きを添えて、緊急連絡の基準を決めたり、業務整理の時間を提案するのがおすすめです。
「業務時間外は、どうしても反応が遅くなってしまうことがあります。」
「より効率的にサポートするために、金曜日の夕方に業務整理を行ってみませんか？」
2. 情報不足で後手に回る
- 急な予定変更にいつもバタバタ
- 重要な情報が直前に来る
→ 仕組みで解決できます。
ボスのスケジュールの把握を、先々まで徹底することで改善されます。
例えば、週に１度１５分だけボスのスケジュールを見返して、追加で必要な対応があるか探すようにしてみてください。
見つけた対応を、こちらから積極的に提案することで、急な対応が減ります。
「こちらの打合せの前に、事前打合せが必要かなと思いますが、設定いたしますか？」
「この情報、〇〇さんに確認しますか？」
3. 「NO」が言えない
- 無理な依頼をそのまま受けてしまう
- 結果としてストレスが溜まる
→ 断らずに代案を提示する のがコツです。
以下の提案をすることで、前向きな解決につながります。
「もしお急ぎでなければ、〇〇の対応もあるので、△日までお時間をいただけますか？」
4. 上司のスタイルを理解していない
- 好みの資料形式がわからない
- タイミングが悪く機嫌を損ねてしまう
→ 観察と確認を習慣に。
「この形式で進めてよろしいですか？」と聞くだけで、無駄なすれ違いが減ります。
話しかけるタイミングは、ボスの表情がほころぶ時
例えば、
- お昼休みの終盤
- 会議終わり
- 移動中
他にもほころぶ瞬間はあるはずです。
ボスの行動パターンを観察しましょう。
日常でできるコツ５選
- 朝の5分で予定を確認する：どうしても聞きたい当日の予定のみです。朝は何かとお忙しいので。明日以降の予定は、ボスの表情がほころんだ時にしましょう。
- 日頃からほほ笑みながら働く：どんな無茶振りをされても、ほほ笑みましょう。冷静に提案ができます。
- 優先順位を一緒に決める：頼み事が重なった時は、落ち着いて確認しましょう。
- 早め早めの確認で、ゆとり時間を確保する：ボスと自分のために心がけましょう。
- 感情的になりそうな時は一呼吸おく：対面なら３秒、メールなら１５分置いて、冷静になってから返答しましょう。
こうした小さな積み重ねが、安心して働ける秘書ライフにつながります。
どうしても疲れた時は…
いくら工夫しても疲れてしまうことはあります。
そんな時は、セルフラブを大切にしましょう。
- 深呼吸やストレッチ
- デスク周りを整える
- 短時間の散歩や音楽
小さなリフレッシュが、気持ちを立て直す助けになります。
環境を変えるという選択肢もある
もし何を試しても改善が見られず、心身に負担が出ているときは…
環境を変えることも選択肢のひとつです。
無理を続けてしまうと、体調やキャリアに悪影響を及ぼすこともあります。
「ここでは難しい」と感じた時には、転職を前向きに考えてみてもいいのです。
疲れすぎてしまう前に、違う環境に目を向けてみるのも一つの方法です。
視野を広げるだけでも、心が少し軽くなりますよ。
具体的なおすすめ相談先は
- 派遣秘書：テンプスタッフ
- オンライン秘書：クラウドワークス テック
- 正社員経験あり時短希望：リアルミーキャリア
- 30代以降：JACリクルートメント
私も「もう無理かも‥」となった時にお世話になりました。
エージェントさんが真摯に対応してくださり、気付きがあります。
相談時間は３０〜１時間ほどなので、ご負担も少ないです。
疲れすぎて動けなくなる前に、まずは相談だけでもお試しくださいね。
自分の時間を守って、心地よい働き方をつくる
いかがだったでしょうか。
今回は、ボスマネジメントのコツについてお伝えしました。
- ボスと自分の両方を守る工夫
- 境界線を決め、情報共有を仕組み化し、早めに提案と代案を伝える
- 上司のスタイルを理解し、小さな工夫を積み重ねる
- 自分自身のケアを最優先にする
これらの積み重ねで、少しずつ少しずつ、ボスも自分も働きやすくなります。
秘書としての価値は「耐えること」ではなく、安心して力を発揮できる環境で働くことです。
どうか無理をせず、今日から一つでも試してみてください。
あなたの秘書ライフが、より軽やかで心地よいものになりますように祈っております！
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