昨今の仕事は、リモートワークが増え、電話や口頭で業務を行うことが減り、社内外を問わず相手への伝達方法は、メール・チャットなど、文章で伝えることが多いです。
「最短で伝えたいけど、要件だけだとロボットみたいで味気ない🤖、お相手の反応がイマイチ😔‥」なんてこともあるでしょう。
そんな時は、ちょっとだけ、気遣いのひと言を付け加えてみてください。
時間の気遣いや相手のご都合へ気遣いのひと言です。少し文章は長くなってしまいますが、文面が色めきだち、お相手が読んだ時の印象がかわります。
特に、急な依頼や無茶振りをせざるを得ない場合は、ひと言を必ず添えるようにしてみてください。お相手が依頼を受け取った時の衝撃（ストレス）が緩和し、よし助けてあげよう！という気持ちになってくれる可能性があります。
ある日ふと気付いたのです。
無茶振りメールを受け取った時は、気遣いのひと言があるかないかで自分の対応速度が変わることに。（人間ですからね笑）
そこで、こちらから急な依頼や無茶振りをせざるを得ない際は、そちらに至った背景と気遣いのひと言を加えるようにしたら、親身になって対応してくださる方が格段に多くなりました。
それでは、実際に使っている気遣いの言葉をご紹介いたします。
気遣いの言葉 １１選
時間への気遣い
- 朝早いお時間で恐れ入ります。
‥打ち合わせの実施が、就業時間前になる場合に添えます。 - お昼時間に恐れ入ります。
‥打ち合わせの実施が、お昼休みになる場合に添えます。 - 遅いお時間となり恐れ入ります。
‥打ち合わせの実施が、就業時間後になる場合に添えます。 - 直前に恐れ入ります。
‥資料提出や変更事項などの連絡を、打ち合わせの直前にする場合に添えます。 - 前日に恐れ入ります。
‥資料提出や変更事項などの連絡を、打ち合わせの前日にする場合に添えます。
お相手のご都合への気遣い
- ご多用の所、恐れ入ります。
‥万能。どんな時でも添えられます。 - お忙しい時期に恐れ入ります。
‥年度末など時期的にご多忙と思われる時に添えます。 - ご存知かもしれませんが
‥連絡事項を伝える時に添えます。 - 〇〇さんに伺っていいのか恐縮ですが
‥質問時に添えます。 - お手すきの際にご確認(ご教示)いただけますと幸いです。
‥急ぎでないお願い事の時に添えます。 - お手数ですが、ご確認(ご教示)いただけますと有難いです。
‥お願い事の時に添えます。
気遣いのひと言の添え方（文例あり）
初めて気遣いのひと言を添える場合、「どこにどう添えればいいの？」と不安になると思います。
まずは、お願い事の直後に添えてみて下さい。
お願い事項と混ざらずにお相手も読みやすいです。
例えば、急な依頼で朝早いお時間にお打ち合わせを設定したい場合は、次のように添えてみて下さい。
〇〇様
お疲れ様です。ひしょ乃です。
急な連絡で申し訳ございません。
本日開催されたお打ち合わせの続きを今週中に開催したいと、社長(ボス)から承りました。
そこで皆様のご予定を確認しました所、
朝のお時間でしたらアンドが取れそうでした。
ーーー
◾️候補：⚪︎月⚪︎日（⚪︎）8:00-9:00の間で30分
◾️形式：オンライン
ーーー
朝のお早い時間で恐縮ですが、ご都合いかがでしょうか。
ご多用の所、恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
日程調整メールの文例をご確認されたい場合は、こちら▼
文章だからこそ、心地よい気遣いのひと言を添えて
いかがでしょうか。メールやチャットに気遣いのひと言を加えれば、お相手も自分も心地よく対応速度が上がる見込みがあります。
面と向かって「ありがとう」や「大丈夫？」などちょっとしたひと言をもらえると嬉しかったりしますよね。
その延長線上で、顔が見えない（リモートワークなどの）時も、メールやチャットも気遣いのひと言を加えてみてください。ただし、長くなりすぎないようひと言で！！！
業務メールやチャットの基本は、最短最速ですからね！
もしかしたら話が弾んで、お相手の知らなかった一面や、文面から人となりを感じられるかもしれません。そうすれば、次回のメールやチャット時は、さらに気楽に連絡できるようになることでしょう。
本ブログをきっかけに、お相手もご自分も心地よく人間味のあるメールのラリーができるようになると嬉しいです！
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