【初心者秘書向け】会食案内メールと案内状の文例

秘書としてよく依頼される業務の一つが「会食のご案内」。

秘書初心者の頃、私も「相手に伝わってるだろうか」「失礼かどうか気になる…」
そんなドキドキを抱えて悩みながらご案内し、少しずつコツをつかんだものです。

そこで今回は、「会食の案内をするときのメール／案内状」の書き方を、
私の経験も交えつつお伝えします。

それぞれ具体的な例文と合わせてご紹介しますので、“迷いどころ”を減らす手助けになれば嬉しいです！

日程調整メール

まずは、気楽に先方のご都合をメールで伺います。

基本の調整とほぼ同じです。
ただし、「案内状は、郵送とメールどちらにいたしますか？」とボスに確認しましょう。

案内状は、郵送が一般的とされています。

ですが、昨今ペーパーレスやリモートワークも増えてることから、メールでご案内することも多いです。

そんな背景も踏まえて、しっかりボスに確認しましょう。

【例文】日程調整メール

　

お店を決める　

日程調整ができたら、ボスに報告とお店の相談です。

次のように、順番に確認していきましょう。

　

案内メール

お店が選定できたら、次は案内です。

まず、メールでの案内方法をご紹介します。

メールは気軽さも必要ですが、相手にストレスを与えないよう配慮も大切。

以下のポイントを意識すると、読みやすさがグッと上がります。

【例文】案内メール

この例文では「まずご案内 → 急用発生時の気遣い」の流れを自然に入れています。

相手が「どうしても外せない急用が入ってしまった場合でも、連絡しやすい気遣い」を入れることもポイントです。

PDFの添付✦ちょっとした秘書の工夫 

最近はメールだけでご案内を済ませることも多いですが、PDFの案内状を添付するのもおすすめです。

というメリットがあります。

私が秘書をしていた頃の上司の中には「万一に備えて紙の案内状を印刷しておきたい」という方もいました。

紙があると、道に迷ったときなどでもサッと確認できて便利なんです。

そのため、特に大切な会食や、初めての相手とのお食事の際には、

メール本文＋PDF添付 → 念のため、ボスに紙でも案内を渡す

という形にしておくと安心ですよ。

案内状の例文は次項でご紹介します！

案内状

フォーマルな場面や、紙で送る案内状を出す場合には、少し言葉に格式を持たせると安心感があります。

ただ、あまり堅苦しすぎると読みにくくなるので、やわらかさを残しつつ丁寧にするのがコツです。

【例文】案内状

会食案内は、丁寧に分かりやすく作れば大丈夫

会食の案内メールや案内状は、秘書として頻繁に行う業務の一つです。

最初は緊張するかもしれませんが、基本の流れとポイントさえ押さえておけば、自信を持って対応できるようになります。

特に大切なのは、相手が必要な情報を迷わず受け取れるよう「5W1H」を明確にすることと、一方的にならない気配りの言葉を添えることです。

メールの場合は、PDF添付で印刷しやすくする工夫も喜ばれます。

また、アレルギーや食の好みなど、細かな配慮を事前に確認しておくことで、当日がスムーズに進みます。

ボスからも「さすが」と思われる対応ができるはずです。

この記事でご紹介した例文をベースに、ぜひご自身の状況に合わせてアレンジしてみてください。

会食案内が少しでもスムーズになると嬉しいです！

最後までお読みいただきありがとうございました✨
あなたの毎日が少しでも楽になりますように！