日程調整は、秘書のメイン業務のひとつです。
未経験で秘書を始める時は、どんな文面にすればいいのか、先方に何を聞けばいいのか、失礼な文言になってないか‥などなど分からないことばかりで、右往左往してしまいますよね。
そこで今回は、未経験から秘書になった現役秘書が、
どなたでもすぐにできる日程調整のやり方を、メールの具体例とあわせて説明します。
この記事を読むことで、秘書未経験の方でも初回の日程調整を難なくこなすことができますので、ぜひご参考になさってください。
調整依頼メールに必ず入れる５点
調整メールの最終目的は、打ち合わせを実施することです。
そのため、先方とボスの、調整メールへの手間が最小限になるように注意します。そうすることで、先方もボスもすぐ打ち合わせへの準備に注力できることでしょう。
そこでまずは、調整メールに必ず入れる５点をご説明します。
- 件名
- 希望日時または期間
- 所要時間
- 出席者
- 開催形式
この５点を押さえておけば、先方からの問い合わせ回数が減ります。
※ボスから調整依頼を頼まれた時も、この5点を明確にさせてから先方との調整を進めると、五月雨にボスに確認することが減り、効率よく行えます。
５点の目的と具体例
5点を記載する目的と例は以下になります。
- 件名
目的）先方へ調整する打ち合わせの内容を簡潔に明示するため。
例）〜の件、〜について、〜のご相談 ※非公開
※非公開な内容の場合は、件名の最後に「※非公開」と追記しましょう。
- 希望日時または期間
目的）こちらの実施希望日を明示するため。
近々の日時や先の日時を提示することで案件のスピード感を暗に伝えることもできます。
例）⚪︎／⚪︎（曜日）9:00〜10:00、⚪︎／⚪︎（曜日）9:00〜11:00の間、
⚪︎／⚪︎（曜日）AM、⚪︎／⚪︎（曜日）〜⚪︎／⚪︎（曜日）の間
※先方が海外在住の場合、または、先方が海外出張中の打合せとなる場合は、
現地時間と日本時間を明示しましょう
- 所要時間
目的）確保していただきたい時間枠を明示するため。
例）15分、30分、1時間、1.5時間、2時間
- 出席者
目的）先方の出席していただきたい方、そして、こちらの出席者を明示するため。
例）〇〇様（先方）
弊社／〇〇、〇〇、〇〇
- 開催形式
目的）どのように開催するかを明示するため。
例）オンライン（Zoom、Teamsなど）
対面（御社へお伺いさせていただきます）（弊社会議室）
ハイブリッド（対面➕オンライン）
対面、オンラインいずれも可。ご希望に沿わさせていただきます。
※対面の場合は、先方へ伺うのか、こちらへ足をお運びいただくのか分かるようにしましょう。
調整依頼メールの具体例
次は、メールのラリーが最小限になる文例をご紹介します。
短文で分かりやすく、過不足ないメール文を心がけましょう。
社外へ送るメール
（メール題名）【ご都合伺い】⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎の件について
山田様
いつもお世話になっております。
ボスの秘書をしておりますひしょ美と申します。
⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎の件につきまして、
日程調整をさせていただきたく、ご連絡いたしました。
お手すきな際に下記をご確認いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
（希望日時を提示する場合）
ーーー
◾️件名：⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎について
◾️希望日時：
・⚪︎／⚪︎(⚪︎):00-12:00の間
・⚪︎／⚪︎(⚪︎)9:00-10:00、14:00-15:00
※難しい場合は、いくつか候補を頂けますと幸いです。
◾️所要時間：１時間
◾️出席者：山田様
弊社／ボス、⚪︎⚪︎、⚪︎⚪︎
◾️開催形式：オンライン（Zoom)
ーーー
（希望期間を提示する場合）
ーーー
・件名：⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎について
・希望期間： ⚪︎／⚪︎(月)〜⚪︎／⚪︎(金)の間
※いくつか候補を頂けますと有難いです。
・所要時間：１時間
・出席者：山田様
弊社／ボス、⚪︎⚪︎、⚪︎⚪︎
・開催形式：オンライン（Zoom)
ーーー
ひしょ美様
お世話になっております。〇〇の山田です。
ご依頼の件、以下の日時はいかがでしょうか。
・⚪︎月⚪︎日（⚪︎）11:00-12:00 オンライン
弊社からは、田中も同席させていただきます。
お手すきな際にご確認をどうぞよろしくお願いいたします。
山田様
お世話になっております。〇〇のひしょ美です。
ご確認いただきましてありがとうございます。
田中様もご同席の旨、承知いたしました。
それでは、以下にてお願いできますと幸いです。
ーーー
・件名：⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎について
・日時：⚪︎月⚪︎日（⚪︎）11:00-12:00
・出席者：山田様、田中様
弊社／ボス、⚪︎⚪︎、⚪︎⚪︎
・開催形式：オンライン（Zoom)
※接続情報を追記
ーーー
お手数ですが、田中様にZoom接続情報をご展開いただけますと幸いです。
当日もお世話になりますが、どうぞよろしくお願いいたします。
オンライン会議の場合、調整を依頼した側からオンライン会議の接続情報を提示することが多いです。先方からご指定の場合もありますので、臨機応変に対応いたしましょう。
社内へ送るメール
社内の日程調整の場合は、少しフランクに、そしてもちろん過不足のない短文でメールしましょう。
（メール題名例）【日程調整のお願い】⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎の件について
川田さん
お疲れ様です。ボス社長席のひしょ太です。
ボスさんからのご依頼で、
下記についてご調整いただきたくご連絡いたしました。
お手すきな際に、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
ーーー
◾️件名：⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎について
◾️希望期間：⚪︎／⚪︎（曜日）〜⚪︎／⚪︎（曜日）の間
例えば、以下などはいかがでしょうか。
・⚪︎月⚪︎日（⚪︎）11:00-12:00 、14:00-17:00の間
◾️所要時間：１時間
◾️出席者：川田さん
ボスさん、⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん
◾️開催形式：対面希望（川田さんのフロアへお伺いいたします。)
ーーー
ひしょ太さん
お疲れ様です。〇〇部の川田です。
ご連絡ありがとうございます。
ご依頼の件、以下の日時はいかがでしょうか。
・⚪︎月⚪︎日（⚪︎）11:00-12:00 対面（A会議室）
ご足労いただき恐縮ですが、
どうぞよろしくお願いいたします。
川田さん
お疲れ様です。ひしょ太です。
ご確認いただきましてありがとうございます。
それでは、以下にて承知いたしました。
・⚪︎月⚪︎日（⚪︎）11:00-12:00 対面（A会議室）
会議室をご確保いただき、ありがとうございました。
当日もお世話になりますが、どうぞよろしくお願いいたします。
調整依頼への返信メール具体例
調整依頼への返信は、先方に倣ってメールをすれば良いので、比較的、楽です。
ただし、いただいた依頼メールに、上記の調整依頼メールに必ず入れる５点が抜けていたら、問い合わせをしましょう。
先方からの調整依頼を進めるにあたり、
事前相談が必要な依頼元をボスに確認しておくといいです。
都度確認ですと、いちいちボスの手を止めてしまいますからね。
例えば、このような例があります。
事前相談：依頼元
ケース①‥‥‥不要：部内や所属部内（相談なしで進めてOK）
要：社外、所属部外（一声かけてから進めくれると助かる）
ケース②‥‥‥不要：全て（予定が空いてればOK）
要：なし（同枠で重複となる場合のみ要相談）
ケース③‥‥‥不要：なし
要：全て（都度都度、相談して欲しい）
ボスによって様々なんだね。これは早めに確認した方が良さそうだ。
社外へ返すメール
ひしょ美様
お世話になります。⚪︎⚪︎の山田と申します。
⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎の件につきまして、
ボス様とのお打合せを調整させていただきたく、ご連絡いたしました。
お手すきな際に下記をご確認いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
ーーー
・件名：⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎について
・希望期間：⚪︎／⚪︎（曜日）〜⚪︎／⚪︎（曜日）の間
※可能であれば、いくつか候補を頂けますと幸いです。
・所要時間：１時間
・出席者：ボス様
弊社／山田、⚪︎⚪︎、⚪︎⚪︎
ーーー
山田様
お世話になります。
〇〇のボスを担当しておりますひしょ美と申します。
ご連絡いただきましてありがとうございます。
ボスとのお打合せについて承知いたしました。
例えば、以下のご都合はいかがでしょうか。
・⚪︎月⚪︎日（⚪︎）11:00-12:00 、14:00-17:00の間 オンライン
・⚪︎月⚪︎日（⚪︎）9:00-10:00 、オンラインまたは対面
お手すきな際に、ご確認いただけますと幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
ひしょ美様
お世話になっております。⚪︎⚪︎の山田です。
早々のご確認をありがとうございます。
それでは、以下にてお願いできますと幸いです。
日時：⚪︎月⚪︎日（⚪︎）9:00-10:00
形式：オンライン（Zoom）
接続情報：〇〇〇〇〇〇
お手数ですが、接続情報をボス様にご展開いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
山田様
お世話になっております。ひしょ美です。
早々のご確認をありがとうございます。
それでは、以下にて承知いたしました。
日時：⚪︎月⚪︎日（⚪︎）9:00-10:00
形式：オンライン（Zoom）
接続情報のご連携もありがとうございます。
確かにボスに展開いたしました。
当日もお世話になりますが、どうぞよろしくお願いいたします。
社内へ返すメール
ひしょ太さん
お疲れ様です。⚪︎⚪︎部の川田です。
⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎の件につきまして、
ボス社長へ事前説明に伺いたく日程調整をお願いできますでしょうか。
お手すきな際に下記をご確認いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
ーーー
・件名：⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎について ※非公開
・希望期間：⚪︎／⚪︎（曜日）〜⚪︎／⚪︎（曜日）の間
※可能であれば、いくつか候補を頂けますと幸いです。
・所要時間：１時間
・出席者：ボス社長
⚪︎⚪︎さん、⚪︎⚪︎さん、川田
・形式：対面希望
※ボスさんのフロアまでお伺いいたします。
ーーー
川田さん
お疲れ様です。ひしょ太です。
⚪︎⚪︎⚪︎⚪︎について、
ボスさんへ事前説明いただけますとのことありがとうございます。
また、弊部までお越しいただけますとのこと、恐れ入ります。
ボスさんは、以下にて調整可能となりますが、ご都合いかがでしょうか。
◾️日時：
・⚪︎月⚪︎日（⚪︎）11:00-12:00
・⚪︎月⚪︎日（⚪︎）9:00-10:00
◾️形式：対面（A会議室）
お手すきな際に、ご確認をどうぞよろしくお願いいたします。
ひしょ太さん
お疲れ様です。川田です。
早々のご確認をありがとうございます。
それでは、以下にてお願いできますと幸いです。
日時：⚪︎月⚪︎日（⚪︎）9:00-10:00
形式：対面（A会議室）
会議室をご確保いただきまして恐れ入ります。
入室方法等ございましたら、お手数ですがご連携いただけますと幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
川田さん
お疲れ様です。ひしょ太です。
早々のご確認をありがとうございます。
それでは、以下にて承知いたしました。
◾️⚪︎月⚪︎日（⚪︎）9:00-10:00 対面（A会議室）
入室方法につきましては、
フロアにご到着されましたらお迎えに上がりますので、
受付の電話機にて、ひしょ太までお電話いただけますと幸いです。
◾️ひしょ太電話番号：００００００００
ご足労をお掛けし恐縮ですが、当日もどうぞよろしくお願いいたします。
どんな調整依頼も５点を押さえた短文で送れば大丈夫
今回は、どうやって日程調整をしていいか分からない、聞ける相手がいない、そんな方々の参考になるように、日程調整の方法をメールの具体例と併せて説明しました。
メールに必ず組み込むことは、次の５点です。
- 件名
- 希望日時または期間
- 所要時間
- 出席者
- 開催形式
調整メールの最終目的は、打ち合わせを実施することです。
そのため、先方とボスのお手を煩わせずに、最短の時間と文面で調整するようにしましょう。
また、この具体例を参考にたくさんの方々と日程調整を進めて行けば、色々なメールパターンの勉強になり、自分らしい文面も見つかるはずです。
秘書のはじめの一歩としてこの具体例をご活用いただき、何でも卒なくこなすできる秘書へと邁進なさってください！！
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