日々、秘書業務をしていると、『この単語とか文章って、メールやチャットでよく打ってるな‥』なんて思うことがあるのではないでしょうか。しかし、『打つしかないか。。。』または、『まだタイピング練習中だから遅くてもしょうがないか。。。』と、タイピング速度に任せて、ひたすら一語一句打ってる方も多いのではと思います。
そんな時は、よく使う単語やセンテンスを、パソコンに辞書登録することをお勧めします！
例えば、「ありがとうございます」は「あ」と登録することで、打ち込み数が１７→１と格段に減ります。打つ文字数が減ることで、メールやチャットを速く返信できるようになり、生産性があがります。
そこで今回は、現役秘書が実際に辞書登録している単語とセンテンスをご紹介いたします。
生産性高く、きっちりと秘書業務をこなすための一助になると嬉しいです！
現役秘書が辞書登録している単語とセンテンス
実際に辞書登録している単語とセンテンスを、おおよその項目毎にご紹介します。３５個のうち、使えそうなものが１つでもありましたら、試しに辞書登録してみてください！
かおりのいやし
ちなみに私は、最初の一文字だけを読み仮名に登録するようにしてます。
「お疲れ様です。」の時は、「お」を読み仮名に登録するということだね。これは分かりやすい！
挨拶
- お疲れ様です。
- お世話になります。
- いつもお世話になっております。
- ボスを担当しております（自分の名字）です。
例：山田を担当しておりますひしょ太です。 - （自分の名字）です。
例：ひしょ美です。 - （社名）のボスの秘書の（自分の名字）です。
例：TKRの山田の秘書のひしょ太です。 - （ボス役職）席の（自分の名字）です。
例：社長席のひしょ美です。
ボスのお名前
- （ボスの名字）＋役職
例：山田社長 - 役職＋（ボスの名字）
例：代表取締役社長 山田 - （ボスの名字）さん
例：山田さん - （ボスのフルネーム）
例：山田 太郎
お礼
- ご連絡をありがとうございます。
- 早速のご連絡をありがとうございます。
- ご調整いただきましてありがとうございます。
- 早々にご調整いただきましてありがとうございます。
- ありがとうございます。
- 感謝申し上げます。
謝罪
- 申し訳ございません。
- 申し訳ございませんでした。
返事
- 承知いたしました。
- 恐れ入ります。
- 大変恐縮です。
- よろしくお願いいたします。
- どうぞよろしくお願いいたします。
- 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
調整
- 調整可能ですので、（ボスの名字）さんに予定いたします。
- あいにく調整が難しい状況です。
- 件名：日時：所要時間：出席者：開催形式：
※調整依頼メールに必ず入れる５点をもれなく入れられます。 - ・/（）：〜：・/（）：〜：・/（）：〜：
※日時を複数入力する時に使うと便利です。 - GoogleMeet
- Webex
- Teams
- Zoom
- 対面
- ハイブリッド
辞書登録のやり方は、画像付きでこちらの記事で解説しておりますので、ご参考になさってください▼
辞書登録は生産性アップに有効！
現役秘書が実際に登録している単語とセンテンスを３５個ご紹介しました。
打ち込み数が減ると、返信速度が上がり、チリツモではございますが、少しずつ他の業務にも使える時間が増えます。
また、ご自分がよく使う単語とセンテンスも追加することで、さらに心地よく作業スピードが上がることでしょう。
生産性高く仕事をこなして、仕事にも自分にも使える時間をどんどん増やしてください！
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