秘書業務の中でちょこちょこと行うのが「出欠確認」です。
会議や懇親会、セミナーなど、様々な場面で参加者の出欠を確認するタイミングがあります。
秘書初心者の頃、私も「どんな文面で送ればいいんだろう」「失礼にならないかな。。。」と不安になりながら、少しずつ慣れていきました。
そこで今回は、未経験から秘書になった筆者が、
出欠確認メールの書き方と返信の仕方を、具体的な例文とともにご紹介します。
この記事を読むことで、秘書未経験の方でも初めての出欠確認を難なくこなすことができます。
社外・社内それぞれのパターンをご紹介しますので、状況に応じて使い分けていただけますと幸いです！
出欠確認メールの例文
出欠確認メールを送る際は、
相手が迷わず返信できるように、必要な情報を明確に伝えることが大切です。
- イベントの目的や内容
- 日時・場所
- 返信期限
- 返信方法（どのように返信してほしいか）
それでは、具体的な例文を見ていきましょう。
社外へのメール
個人宛か複数宛（BCC）かで、それぞれコツがあります。
順番に確認していきましょう。
個人宛
件名：【ご出欠確認のお願い】〇／〇（〇） □□会議
〇〇株式会社
△△部 鈴木様
いつもお世話になっております。
▲▲の山田の秘書、ひしょ子でございます。
さて、このたび弊社にて下記の通り□□会議を開催いたします。
つきましては、鈴木様のご出欠をお伺いしたく、ご連絡申し上げました。
【日時】〇月〇日（〇）14:00～16:00（受付開始13:30）
【場所】▲▲ビル 5階 会議室A
東京都〇〇区〇〇
【内容】「□□□□」に関する会議
【出席者】〇〇株式会社／△△部 鈴木様
株式会社▲▲／山田、⚫︎⚫︎、⚫︎⚫︎、⚫︎⚫︎
ご多用のところ恐縮ですが、〇月〇日（〇）までに
ご出欠をお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところお手数をお掛けいたしますが、
どうぞよろしくお願いいたします。
—————————
株式会社▲▲
秘書 ひしょ子
（メールアドレス／電話番号）
—————————
株式会社▲▲
ひしょ子様
いつもお世話になっております。
〇〇の鈴木です。
□□会議のご案内をありがとうございます。
以下にてお取り計らいいただけますと幸いです。
鈴木：出席させていただきます。
引き続きお世話になりますが、
どうぞよろしくお願いたします。
—————————
株式会社〇〇
△△部 鈴木
（メールアドレス／電話番号）
—————————
〇〇株式会社
△△部 鈴木様
いつもお世話になっております。
▲▲の山田の秘書、ひしょ子でございます。
早々のご確認をありがとうございます。
ご出席にて、確かに承りました。
ご足労をお掛けいたしますが、
当日もどうぞよろしくお願いいたします。
—————————
株式会社▲▲
秘書 ひしょ子
（メールアドレス／電話番号）
—————————
複数宛（BCC）
複数の方に一斉送信する場合は、BCCを使用し、個人情報に配慮しましょう。
その際、「このメールはBCCでお送りしております」という気遣いの一文もお忘れなく！
また、先方に出席・欠席のいずれかを削除して返信していただく形式にすると、先方が返信しやすくなります。
しかも、一定の形式は見やすく、自分の集計もしやすくなるので、とてもおすすめです。
BCC：佐藤様、その他
件名：【ご出欠確認のお願い】〇／〇（〇） 〇〇懇親会
関係者各位
（このメールはBCCでお送りしております）
いつもお世話になっております。
▲▲の山田の秘書、ひしょ子でございます。
この度、弊社代表の山田より、
日頃お世話になっております皆様をお招きし、
下記の通り懇親会を開催したく存じます。
つきましては、ご出欠をお伺いしたく、ご連絡申し上げました。
【日時】〇月〇日（〇）18:00～20:00
【場所】レストラン「〇〇〇」
東京都〇〇区〇〇
TEL：03-xxxx-xxxx
【会費】無料
ご多用のところ恐縮ですが、〇月〇日（〇）までに
下記の通りご返信いただけますと幸いです。
【ご返信方法】
以下の二重線内をコピーしてご返信ください。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
■ご出欠： ご出席・ご欠席（いずれかを残してご返信ください）
◾️お名前：
◾️ご所属：
◾️アレルギー・食事制限等：
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
お忙しいところお手数をお掛けいたしますが、
どうぞよろしくお願いいたします。
—————————
株式会社▲▲
秘書 ひしょ子
（メールアドレス／電話番号）
—————————
ひしょ子様
いつもお世話になっております。
〇〇の佐藤です。
懇親会のご案内をありがとうございます。
以下にて回答させていただきます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
■出欠： 出席
◾️名前：佐藤 △△
◾️所属：株式会社〇〇
◾️アレルギー・食事制限等：なし
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
当日も楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
佐藤様
いつもお世話になっております。
▲▲のひしょ子でございます。
早々のご回答をありがとうございます。
ご出席にて確かに承りました。
当日お会いできることを山田も楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
この形式なら、受け取った方の返信の手間が省けます。
該当しない方を削除して返信するだけですからね。
このちょっとの気遣いが、でき秘書への道です！
社内へのメール
社内向けの場合は、社外よりも少しカジュアルな表現でも問題ありません。
ただし、役職者が多く出席する会議などでは、丁寧な表現を心がけましょう。
件名：〇月〇日 経営会議のご出欠確認
関係者各位
お疲れ様です。
山田の秘書、ひしょ子です。
下記の通り、経営会議を開催いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、
〇月〇日（〇）までにご出欠をお知らせいただけますと幸いです。
なお、ご欠席の場合は、代理出席の有無も
併せてお知らせいただけますと助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。
ーーー
【日時】〇月〇日（〇）10:00～12:00
【場所】本社ビル 3階 大会議室
【議題】
・第2四半期の業績報告
・新規事業の進捗について
・その他
ーーー
—————————
総務部 秘書課
ひしょ子
（内線番号／メールアドレス）
—————————
欠席時の、代理出席の有無も確認するのがポイントです！
返信の例文
出欠確認メールへの返信も、秘書として代理で行うことが頻繁にあります。
ボスの予定を確認し、できるだけ速やかに返信するようにしましょう。
ただし、欠席の場合は、
締切日の前日や、メールを受信してから数時間経ってから、時間を置いて返信をしましょう。
「熟考の結果、止む無く欠席」のニュアンスを醸し出すことができます。
出席のメール
出席の返信では、感謝の気持ちと参加の意思を明確に伝えます。
必要な情報を漏れなく記載し、相手が確認しやすいよう整理して返信しましょう。
件名：〇月〇日 〇〇セミナー及び懇親会のご出欠確認
株式会社〇〇
鈴木様
いつもお世話になっております。
▲▲のひしょ子です。
この度、下記の通りセミナー及び懇親会を開催いたします。
ご多用のところ恐縮ですが、〇月〇日（〇）までに
ご出欠をご返信いただけますと幸いです。
なお、アレルギーや食事制限等がございましたら
合わせてお知らせいただけますと有り難く存じます。
どうぞよろしくお願いいたします。
ーーー
【日時】〇月〇日（〇）18:00～20:00
【場所】レストラン「〇〇〇」
東京都〇〇区〇〇
TEL：03-xxxx-xxxx
【会費】無料
ーーー
件名：Re: 〇月〇日 〇〇セミナー及び懇親会のご出欠確認
▲▲株式会社
秘書 ひしょ子様
いつもお世話になっております。
〇〇の鈴木の秘書、ひしょ介です。
この度は、鈴木へ〇〇セミナー及び懇親会のご案内をいただき、
誠にありがとうございます。
山田も大変興味を持っており、
ぜひ出席させていただきたいとのことです。
つきましては、以下の通りお知らせいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【出席者情報】
名前：鈴木 〇〇
所属：〇〇株式会社 代表取締役社長
アレルギー・食事制限等：特にございません
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
当日も何卒よろしくお願いいたします。
—————————
〇〇株式会社
秘書 ひしょ介
（メールアドレス／電話番号）
—————————
欠席のメール
欠席の返信では、お詫びの気持ちを丁寧に伝えることが大切です。
可能であれば、欠席の理由を簡潔に添えると、より丁寧な印象になります。
そして返信は、
締切日の前日や、メールを受信してから数時間経ってから、時間を置いてしてみてください。
「熟考の結果、止む無く欠席‥」というニュアンスを醸し出すことができます。
件名：〇月〇日 懇親会のご出欠確認
株式会社〇〇
鈴木様
いつもお世話になっております。
▲▲のひしょ子です。
この度、弊社代表の山田より、
日頃お世話になっております皆様をお招きし、
下記の通り懇親会を開催したく存じます。
ご多用のところ恐縮ですが、〇月〇日（〇）までに
ご出欠をご返信いただけますと幸いです。
なお、アレルギーや食事制限等がございましたら
合わせてお知らせいただけますと有り難く存じます。
どうぞよろしくお願いいたします。
ーーー
【日時】〇月〇日（〇）18:00～20:00
【場所】レストラン「〇〇〇」
東京都〇〇区〇〇
TEL：03-xxxx-xxxx
【会費】無料
ーーー
締め切りの前日に返信‥
件名：Re: 〇月〇日 〇〇懇親会のご出欠確認
▲▲株式会社
秘書 ひしょ子様
いつもお世話になっております。
〇〇の鈴木の秘書のひしょ介です。
この度は、懇親会のご案内をいただき、ありがとうございます。
山田も参加を大変楽しみにしておりましたが、
当日はどうしても外せない先約がございますため、
誠に申し訳ございませんが、欠席させていただきたく存じます。
せっかくのお誘いにもかかわらず、大変恐縮でございます。
またの機会にぜひお声がけいただけますと幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
—————————
〇〇株式会社
秘書 ひしょ介
（メールアドレス／電話番号）
—————————
欠席の場合でも、感謝の気持ちと残念な思いを伝えることで、良好な関係を維持できます。
「またの機会に」という一言を添えることで、前向きな印象を与えることができます。
どんなメールも真摯に送れば大丈夫
出欠確認メールは、送る時も返す時も、必要な情報を明確に伝えることが最も大切です。
特に複数の方に一斉送信する場合は、出席・欠席のどちらかを削除して返信していただく形式にすると、相手の手間を減らすことができます。
また、返信する際は、出席・欠席にかかわらず、丁寧な言葉遣いと感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
特に欠席の場合は、お詫びの言葉と「またの機会に」という前向きな一言を添えることで、良好な関係を維持できます。
秘書初心者の頃は、「この文面で失礼じゃないかな」「もっと良い表現があるんじゃないか」と不安になることもあると思います。
でも、大切なのは完璧な文章を書くことではなく、過不足ない情報を相手への敬意と真摯な気持ちを込めて送ることです。
丁寧に心を込めて書いたメールは、必ず相手に伝わります。
この記事でご紹介した例文をベースに、状況に応じてアレンジしてみてください。
この記事によって、昨日より少しでも、秘書業務がスムーズに進められるようお祈りしております！
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